Vous envisagez de changer de logiciel de courtage mais vous ne savez pas comment l’intégrer ni le faire adhérer par chacun de vos collaborateurs courtiers ? Vous êtes au bon endroit. D’après le modèle de Kotter, proposé par John Paul Kotter, professeur à la Harvard Business School, il existe huit étapes essentielles, dont aucune ne doit être négligée pour réussir un changement dans une entreprise. Dans chacune des étapes, le rôle du manager est très important, c’est lui qui porte le projet et qui s’assure de la réussite d’un changement de logiciel iobsp.

Etablir le sentiment d’urgence

La première étape consiste à créer au sein de l’entreprise un sentiment d’urgence. L’urgence est matérialisée ici par le besoin de changer de logiciel de courtage afin de gagner un temps précieux dans le traitement des dossiers de crédit, notamment.

En créant ce sentiment d’urgence les éventuelles protestations et résistances seront lissées voire disparaîtront totalement au profit de l’acceptation unanime du changement. Pour ce faire, il est indispensable de mettre en avant des preuves tangibles comme les avantages concrets apportés par le nouveau logiciel courtier (gain de temps, parcours digitalisés, simplicité de prise en main…). Le discours du manager est la pièce maîtresse de cette étape.

Réunir une équipe de pilotage puissante

Pour cette seconde étape, le but est de constituer une équipe forte et influente qui portera le projet devant les autres collègues courtiers en crédit. Quelle que soit la méthode de « recrutement » de cette équipe (ancienneté, position hiérarchique, expertise …), chaque courtier doit être persuadé du bien fondé de changer de logiciel de courtage afin de légitimer le projet et de le faire accepter.

Développer la vision ainsi que la stratégie du changement

Une fois l’équipe de pilotage réunie dans un objectif commun, la troisième étape est de développer la vision mais aussi la stratégie du changement. En quoi cela consiste-t-il ? A se projeter dans le futur afin de déterminer la stratégie nécessaire pour atteindre cette vision : changer de logiciel de courtage. Dans cette étape, c’est le travail d’équipe qui est primordial pour avancer rapidement.

Développer le plan de communication du changement

C’est lors de cette quatrième étape que l’ensemble de l’équipe commence réellement à s’impliquer dans le projet. En effet, afin de communiquer efficacement la vision du changement ainsi que la stratégie à adopter, le manager doit insuffler la dynamique du changement et donc user à la fois de charisme et d’outils de communication adaptés. Il doit aussi faire preuve de transparence pour prouver l’intérêt de changer de logiciel de courtage à la fois pour l’entreprise et pour chaque courtier. Ainsi des supports comme des présentations, des emails ou des plaquettes synthétisées permettent de communiquer sur les bénéfices d’un changement de logiciel courtier mais aussi sur la manière d’entreprendre ce changement.

Donner aux autres le pouvoir d’agir

L’action commence ! Chaque personne impliquée se voit attribuer une tâche, un rôle qui le responsabilise. De cette façon, la motivation de chacun est décuplée. Pour cela, le leader doit déléguer afin de prouver sa confiance envers chaque collaborateur mais aussi leur fournir des outils collaboratifs. Avec ces outils, chaque membre de l’équipe leader pourra mener à bien ses actions et convaincre le reste de l’entreprise de la nécessité d’adopter tel ou tel logiciel de iobsp plutôt qu’un autre ou encore convaincre les derniers réticents de l’importance d’adopter un nouveau logiciel métier (étape suivante).  L’esprit d’équipe en sera alors renforcé et l’aboutissement des résultats se fera dans les plus brefs délais.

Générer des résultats à court terme

Avant une adoption du changement de logiciel de courtage par chacun des courtiers, mettre en place des objectifs intermédiaires est important. A titre d’exemple, définir une date pour la migration du logiciel courtier peut être considérée comme un objectif intermédiaire.

Chaque collaborateur convaincu est une petite victoire de plus, qui ne doit pas manquer d’être signalée pour entretenir la motivation de l’équipe pilote. Ces petites victoires peuvent aussi correspondre à des dates d’avancement du projet comme la rencontre avec les commerciaux en charge du logiciel ou bien encore une date de démonstration de fixée etc … qui démontre de l’état d’avancement du changement de logiciel.

Persévérer

L’avant-dernière étape intervient lorsque le résultat tant attendu est atteint. Le changement de logiciel de courtage a eu lieu et tous les courtiers l’utilisent au quotidien pour gérer leurs dossiers de crédits. C’est alors le moment de faire le point sur la méthode qui a été employée ainsi que les éventuels faux pas. De plus, des difficultés peuvent subvenir au cours du temps comme une incompréhension de certaines fonctions du logiciel de crédit ou encore un collaborateur qui l’utiliserait mal etc … Le manager doit rester vigilant face à cela.

Ancrer les nouveaux usages dans la culture de l’entreprise

La dernière étape du modèle de Kotter rappelle l’importance pour l’entreprise de pérenniser ces changements et notamment l’utilisation du logiciel de courtage choisi. En effet, au vu des moyens matériels et humains déployés, il est important que ce changement perdure dans le temps. Tous les courtiers de l’entreprise une fois formés et habitués au logiciel, formeront par eux-mêmes les prochains courtiers qui feront leur arrivée dans l’entreprise et de cette manière le changement sera pérennisé.