Si changer de logiciel de courtage est une étape majeure pour tout courtier, convaincre ses collaborateurs de l’adopter et de l’utiliser au quotidien est un challenge encore plus grand ! En effet, le changement de logiciel iob pour des courtiers déjà habitués à un outil depuis des années, provoque une perte de leurs repères. Le risque : qu’ils rechignent à utiliser le nouveau logiciel, tâtonnent pendant un moment voire ne l’exploitent pas tout le potentiel du logiciel de courtage. C’est pourquoi il est important de mener une véritable conduite du changement, organisée, complète et adaptée à chacun.
La conduite du changement correspond à l’accompagnement d’un processus de transformation de l’entreprise dans un contexte qui évolue, que ce choix soit subi ou encore stratégique. Qui dit accompagnement dit pilotage, organisation et formation des collaborateurs.
Identifier les objectifs d’un changement de logiciel de courtage
Lorsque l’on pilote ce type de projet, il est essentiel de ne pas perdre de vue les objectifs qui incitent à changer de logiciel iob, pourquoi adopter un nouvel outil ?
Les objectifs peuvent être différents selon l’agence de courtage :
- Digitaliser son activité afin de gagner en temps et en productivité et se concentrer sur le cœur du métier de courtier
- Optimiser sa relation client, renforcer le lien avec lui en vue de le fidéliser
- Diversifier son activité pour trouver de nouvelles sources de revenus
- Fluidifier et optimiser les échanges avec les partenaires métiers
Cependant, outre les objectifs, il est primordial de ne pas négliger les besoins des collaborateurs. En effet, si le logiciel courtier ne correspond pas aux attentes des courtiers, ceux-ci auront beaucoup de mal à l'adopter.
Pour ce faire, il faut répondre à quelques questions. Tout d’abord, quel est le besoin principal (diversification de l’activité, digitalisation de l’activité …) et est-ce que le logiciel courtier répond pleinement à ce besoin ?
Combien de salariés sont concernés par le changement de logiciel IOBSP, est-ce une dizaine, une centaine voire davantage ? En fonction du nombre d’utilisateurs potentiels, le logiciel devra être adapté à la structure et compris par tous.
Quel est le plus grand défi lors de la mise en place du nouveau logiciel de courtage ? Doit-il répondre à de multiples usages, être accessible en temps réel, permet-il de réduire les coûts, d'intégrer de nouveaux crédits, pré-qualifier automatiquement les dossiers de prêt … ?
Les questions à se poser sont multiples avant de procéder à un changement de logiciel courtier mais garantissent la réussite du projet et son adoption par les collaborateurs.
Impliquer ses équipes et communiquer
Si dans le processus de changement vous intégrez dès le début l’ensemble des équipes à ce processus, celles-ci se sentiront directement impliquées et intégrées au projet, ce qui accroîtra leur motivation. Cela peut se faire tout simplement par la mise en place de diverses actions de communication : affichage, réunions d’informations, mails, comptes-rendus … dans le but de donner à chacun une visibilité sur le projet et de les préparer au changement.
Par ailleurs, tous les courtiers n’ont pas nécessairement pu prendre part aux décisions concernant la sélection du logiciel courtier retenu. La mise en avant des raisons qui ont mené à ce choix ne doit pas être négligée. De même, ce changement va leur être bénéfique, il est donc primordial de présenter aux courtiers les avantages dont ils pourront bénéficier. Leur désir de l’utiliser au quotidien n’en sera qu’accentué.
Si certains salariés sont sceptiques ou réfractaires au changement, il est important de comprendre les raisons de leur méfiance afin de renforcer l’accompagnement autour du changement et de permettre de faire basculer leur avis vers un côté positif.
Le changement par l’accompagnement
Pour que le changement de logiciel de courtage se réalise sereinement, celui-ci doit être encadré mais surtout accompagné, par une aide extérieure notamment. Par exemple, on peut imaginer la présence d’un customer success manager, salarié de l'entreprise éditrice du logiciel de courtage qui dispense des formations explicatives tout en répondant aux diverses questions des employés. Le customer success manager, en tant qu’expert du logiciel IOBSP et bien souvent ancien courtier lui-même, entend et comprend les problématiques posées tout en y apportant une réponse concise et rapide.
Un support tel que chat ou encore FAQ venant accompagner les formations dispensées par l’expert externe à l’entreprise est aussi un bon moyen d’accompagnement. Cela permet aux courtiers de trouver eux-mêmes les réponses à leurs questions tout en renforçant leur connaissance du logiciel de courtage.
L’accompagnement peut aussi bien se faire en interne avec un collaborateur formé au logiciel de courtage qui dispense lui-même la formation. , Partenaire de confiance pour ses collègues courtiers, il comprendra d’autant plus leurs problématiques puisqu’il les vit au quotidien, il sera par ailleurs peut être encore plus disponible pour répondre à leurs questions.
Conclusion
Faire adopter un logiciel de courtage est loin d’être aisé. Il ne suffit pas dire « Désormais utilisez votre nouvel outil » pour que vos collaborateurs le fassent. La conduite du changement est un projet qui s’anticipe, se réfléchit ,c’est un processus à apprendre. Mais en respectant les bonnes pratiques ci-dessus, obtenir l’adhésion de ses courtiers est bien plus aisé. Et les résultats obtenus avec logiciel de courtage plus innovant et performant seront appréciés par vos collaborateurs.
